در یک نامه اداری، چند بخش وجود دارد که باید در تدوین آن، مد نظر قرار گیرد.

• منبع پیام: همان فرستنده نامه است. کسی که نامه را ارسال کرده است.
• گیرنده پیام: کسی یا سازمانی است که نامه برای او نوشته شده است.
• متن پیام: موضوع اصلی پیام یا نامه، در این بخش، نگاشته می‌شود.
• نحوه ارسال پیام: در این بخش، شیوه ارسال پیام، مد نظر است که ممکن است کتبی، شفاهی یا ترکیبی از هر دو باشد.
• بازخورد: این بخش، بازخورد و یا پاسخی است که فرد یا سازمان مورد نظر به تقاضای مطرح شده در نامه، می‌دهد.

همچنین باید گفت نامه‌های اداری و رسمی به ۲ نوع تقسیم می‌شوند.

• نامه‌های اداری داخلی: این نامه‌ها نامه‌هایی هستند که بین بخش‌های مختلف یک سازمان یا اداره، مبادله می‌شوند.
• نامه‌های اداری خارجی: نامه‌های اداری خارجی بین یک سازمان و سازمانی دیگر مبادله می‌گردند.

نامه اداری و رسمی شامل ۳ بخش است. مقدمه، بدنه نامه، نتیجه‌گیری هر کدام از این بخش‌ها دارای قواعد و مقرراتی است که در هنگام نگارش یک نامه اداری باید مد نظر قرار گیرند.